Als stalmanager heb je vaak een drukke agenda, op stal zijn er vaak veel dingen die moeten gebeuren. De verzorging van de paarden is immers veel werk. Je hebt het gevoel dat je op 3 plekken tegelijk moet zijn. De paarden roepen om aandacht, terwijl het administratieve werk ook nog gedaan moet worden. Het efficiënt omgaan met je tijd is essentieel om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt op stal en dat je alles op tijd klaar hebt. In deze blog delen we handige tips om zo efficiënt mogelijk met je tijd om te gaan.
Maak een planning
Een goede planning is de sleutel als stalmanager. Hierdoor krijg je niet alleen grip op de chaos, maar het helpt je ook om te bepalen wat nou echt belangrijk is.
Stap 1: Lijst met alle taken
Ten eerste is het belangrijk om alle taken op te schrijven die nog gedaan moeten worden, of het nu gaat om de dagelijkse taken zoals de paarden voeren of om periodieke taken zoals het afstoffen van de stallen, schrijf alles op! Dit wordt dus een lange lijst met veel verschillende taken door elkaar heen.
Stap 2: Markeer terugkerende taken
Als je deze lijst hebt gemaakt en zeker weet dat je alle taken die moeten worden uitgevoerd hierop hebt gezet, kun je verdergaan met het indelen van de taken. Begin met het markeren van de taken die dagelijks terugkeren. Denk aan: voeren, mesten, buiten/binnen zetten, vegen, blazen, trainen, etc. Markeer vervolgens met een andere kleur de taken die wekelijks herhaald worden. Bijvoorbeeld het stoffen van de stallen, het invetten van tuig, het schoonmaken van de molen, de administratie enz.
Herhaal vervolgens de bovenstaande stappen voor de taken die per maand/kwartaal/halfjaarlijks en jaarlijks uitgevoerd moeten worden en geef ze per groep een andere kleur. Deze stap helpt je inzicht te krijgen in wat er allemaal moet gebeuren en hoe vaak, ofwel overzicht.
Stap 3: Geef een tijdsinschatting aan alle taken
Bij deze stap ga je tijd toewijzen aan elke taak als je een planning maakt. Ben hierbij realistisch! Als je weet dat het voeren van de paarden 30 minuten duurt, zet dan niet 15 minuten in je planning. Dan moet je gaan haasten en haasten met paarden werkt vaak averechts.
Om een realistisch beeld te krijgen van hoe lang je bezig bent met een taak, kan je een aantal keer een timer aanzetten als je deze taak uitvoert. Zo weet je hoe lang je hier normaal over doet en kan je deze tijd ook aanhouden in je planning.
Stap 4: Zet de taken in je planning
Begin met de basic planning van taken die dagelijks gedaan MOETEN worden. Dit zijn dus de taken die je in stap 2 hebt gemarkeerd met dagelijkse taken. Bovenop die basic planning ga je de overige taken indelen, dit zijn dus alle andere taken die wekelijks/maandelijks/jaarlijks moeten gebeuren. Zorg dat je deze taken goed verdeeld, zodat je het niet de ene dag heel druk hebt en de volgende dag heel rustig. Werk bijvoorbeeld met themadagen: Administratie maandag, Schoonmaak dinsdag, op die dag wordt dan bijvoorbeeld de extra schoonmaak taken zoals het stoffen van de stallen opgepakt.
Plan eerst de belangrijke en urgente taken in en de belangrijke maar niet urgente taken en daarna pas de minder belangrijke taken zonder urgentie
Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat er spoedjes tussen je dag doorkomen, bijvoorbeeld een paard die koliek heeft. Plan daarom bijvoorbeeld één uur minder aan taken in op je werkdag. Als er geen spoedjes zijn op een dag, kun je kleine taken van je takenlijst afwerken in het uur dat je over hebt.
Extra Tip: Het werkt goed om medewerkers verantwoordelijk te maken voor een bepaalde taak.
Chef Schoonmaak / Chef Tuig / Chef paardcontrole etc.
Vergeet niet om administratieve taken te plannen!
Laten we het hebben over iets wat misschien niet voor iedereen even leuk is, maar wel belangrijk: de administratieve taken.
Waarschijnlijk schuif je deze taak naar voren totdat je een ons weegt, puur omdat het doorploegen van die berg aan informatie niet bepaalt je favoriete bezigheid is. Belangrijke dingen zoals ontwormingen, hoefsmid bezoeken enz. staan overal en nergens opgeslagen; op WhatsApp, notities, een kladblok etc. en daar moet jij dan weer eens in de zoveel tijd orde in zien te scheppen. Dat is nodig zodat je:
1. Geen belangrijke herhalende taken vergeet (denk aan de volgende enting, verlenging van het FEI paspoort etc.) en
2. Niks vergeet door te factureren aan de eigenaren van de paarden.
Hoe afgezaagd het ook mag klinken, het is echt het beste om hiervoor een vast moment in je agenda te reserveren. Bijvoorbeeld, elke dinsdagochtend zet ik mezelf van 10 tot 12 uur vast aan mijn bureau voor de administratie. Het bijhouden is namelijk zoveel makkelijker en kost zoveel minder tijd dan af en toe die administratieve berg te trotseren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook geld. Het uitstellen van administratieve taken vergroot namelijk de kans dat je iets belangrijks vergeet op die ene factuur, in vergelijking met het regelmatig bijhouden. Zorg ervoor dat tijdens zo’n focusblok alle mogelijke afleidingen worden uitgeschakeld.
Gebruik technologie
Hier is nog een handige tip voor je: er zijn verschillende apps/systemen op de markt die ontwikkeld zijn speciaal voor paardenbedrijven. Klinkt misschien complex, maar dat valt reuze mee! Als je één systeem gebruikt voor de complete administratie rondom jouw paardenbedrijf, kan dit je aanzienlijk veel stress en tijd besparen.
Met zo’n managementsysteem kun je alle taken overzichtelijk organiseren en eenvoudig een planning opstellen. Bovendien kan het gebruik van een online management systeem de communicatie van verschillende taken naar jouw team verbeteren. Je kunt trainingsschema’s opstellen, de gezondheid van de paarden monitoren aan de hand van medische dossiers en herinneringen instellen voor entingen, hoefsmid en ontwormingen. Ook kun je klantgegevens beheren, facturen versturen en een koppeling maken met je boekhoudsysteem. Hierdoor kun jij je meer focussen op je paarden en minder op het papierwerk!
